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張掖農投物資供應有限公司 采購管理辦法

來源:      更新時間:2022-03-15 15:03:00

第一章 總  則
    第一條 為適應公司經營發展需要,規范公司采購行為,根據《中華人民招投標法實施條例》、《中華人民共和國政府采購法實施條例》、《甘肅省招投標條例》等法律、法規要求,結合公司實際,特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱采購,是指公司有償獲得貨物、服務、工程和物資的行為。
第三條 公司采購活動遵循公開透明、公平競爭、公正廉潔和誠實信用的原則。
第四條 公司采購活動實行“分類管理、分級負責、盡職免責、失職追責”的原則。貨物、物資采購遵循“五不購”、“三比一算”的原則,服務、工程采購遵循“質量、服務最優且價格最低”的原則。
第五條 公司采購活動應當以公開招標作為主要方式。單項合同估算價在50萬元以上或者國家強制性要求公開招標的勘察、設計、施工、監理、代建等服務,單項合同估算價在100萬元以上或者國家強制性要求公開招標的重要設備、材料采購,單項合同估算價在200萬元以上或者國家強制性要求公開招標的工程建設活動,應依據《中華人民招投標法實施條例》、《中華人民共和國政府采購法實施條例》、《甘肅省招投標條例》的要求,采用公開招標的方式進行采購。
第六條 單項合同估算價在50萬元以上的服務采購,100萬以上的設備、材料、物資采購,200萬元以上的工程采購,若因特殊原因,不能進入公共資源交易平臺進行公開招標的,需采購部門申請,按照公司采購管理流程逐級申報,按照一事一議、特事特辦的原則研究確定采購方式、選定采購單位。必要時,提交黨委會按照“三重一大”事項研究解決。
第七條  經政府、行政主管部門指定或委托,已確定成交人的采購活動,按照單一來源采購方式通過談判確定合理的成交價格。
章  服務采購管理
  本辦法所稱服務采購,是指工程勘察、設計、監理、代建、咨詢審查、質量鑒定、試驗檢測、招標代理等采購活動。
 第 單項合同估算價在50萬元以下的服務采購活動,按照以下流程進行采購:
(一)單項合同估算價在10萬元以下的,經采購部門申請,按照公司采購管理流程逐級申報通過后,執行部門可通過議價委托的方式選擇供應商,但供應商應具備《政府采購法》第二十二條規定的條件;
(二)單項合同估算價在10萬元以上50萬元以下的,經采購部門申請,按照公司采購管理流程逐級申報通過后,采購執行部門在甘肅省張掖市人民政府網站/張掖日報發布公告,按照公司采購程序確定成交人。
 章  工程采購管理
 所稱工程采購,是指建設工程,包括新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等工程建設采購活動。
單項合同估算價在200萬元以下的工程建設活動,按照以下流程進行采購:
(一)單項合同估算價在30萬元以下的,經部門負責人審核、分管領導批準,會簽流程審核通過后,由三人及以上經辦人進行詢價、議價采購;
(二)單項合同估算價在30萬元以上50萬元以下的,經部門負責人審核、分管領導批準,會簽審批通過后,采購執行部門在甘肅省張掖市人民政府網站/張掖日報發布公告,按照公司采購程序確定采購方式、選定承包人。
(三)單項合同估算價在200萬元以上的,經采購部門負責人審核、分管領導批準,提交董事長辦公會討論審議后,采購執行部門在相應平臺發布招標公告,按照總公司采購程序,以公開招標的采購方式、選定承包人。
 章  物資采購管理
 本辦法所稱物資采購,是指各種形態和種類的物品,包括原材料、輔助材料、燃料、大型設備、瀝青、水泥、碎石、管道等大宗材料的采購活動。
 單項合同估算價在200萬元以下的物資采購活動,按照以下流程進行采購:
(一)單項合同估算價在30萬元以下的,經采購部門審核、分管領導批準,會簽審批通過后,執行部門經3人及以上經辦人詢價、議價采購。
(二)單項合同估算價在30萬元以上200萬元以下的,經部門負責人審核,分管領導批準,提交董事長辦公會審議通過后,采購執行部門在甘肅省張掖市人民政府網站發布公告/張掖日報等平臺發布公告,按照采購程序確定成交人。
第十 物資公司大宗材料、商品采購,由物資公司提交書面采購請示,經公司黨委會決議后,由公司主要領導帶隊考察,集中采購。       
 第十五 采購活動結束后,采購部門、單位應當按照“一項一卷”的要求將有關材料進行存檔并報備監管部門。
章  責任追究
十六  采購人違反國家法律、法規,故意規避本制度或未按本制度執行,給公司造成損失或有損于公司形象的,公司將給予相關責任人相應的處罰;情節較重的,依據《中華人民共和國政府采購法實施條例》給予經濟處罰;給公司和供應商造成重大損失的,移交司法機關依法追究法律責任。
采購程序
第十七條  采購人根據物資需求制定《采購計劃申請表》,制定采購方案。采購方案應包括項目概況、采購需求、技術規范、采購預算、交貨期、采購方式及選擇采購方式原因、潛在供應商名單等主要內容,報分管領導審批,會簽審批通過后實施采購。
一、競爭性談判采購程序
(一)擬定采購方案,組織編制談判文件(主要包括項目概況、談判須知、談判程序、采購需求、資格要求、技術規范、評定供應商的標準和原則、主要合同條款等事項)。
(二)組織物資需求部門、技術服務部等部門,對采購方案及談判文件進行審查。
(三)通過公司網站、微信公眾號平臺或其他對外公開媒體等方式發布競爭性談判公告,邀請潛在供應商參加談判。
(四)競爭性談判采購采用資格后審,在競爭性談判文件中詳細規定資格審查標準和方法,由競爭性談判工作組負責對其資格進行審查。
(五)按照有關規定組建競爭性談判工作組,成員包括采購人和其他相關部門代表以及有關技術、經濟等方面人員,總數應當是至少3人以上的單數組成。如技術復雜、專業性強或者國家有特殊要求,報總經理批準后可聘請相關專家參加。
(六)競爭性談判工作組依據談判文件和供應商的應答文件分別與各供應商單獨進行技術、商務談判。從談判文件發出之日至規定的談判開始之日,一般項目不得少于3個工作日,大型或技術復雜項目不得少于10個工作日。
在具體談判活動中應遵循如下規則:
1.供應商應在規定時間內遞交相關文件及報價;
2.在談判中,談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格或其他信息;
3.談判工作組需對談判文件作實質性變動的,應以書面形式告之所有參加談判的供應商;
4.談判工作應在談判工作組的統一組織下,有序開展,原則上按先技術、商務,后價格的順序進行;
5.談判工作組可根據供應商的報價、響應內容及談判的情況,要求各供應商分別進行一輪或多輪報價,并給予每個正在參加談判的供應商相同的機會。
6.限時最后報價。談判工作組根據供應商的報價及談判情況,可要求供應商進行多輪報價,但必須保證每個供應商得到均等的機會。
7.公開報價。在特殊情況下,為了有效提高競爭性,經公司招投標工作領導小組批準,報價可以公開進行。公開報價一般進行三輪,供應商最終價格以三輪報價中最低的有效報價為準。如第一輪報價放棄,則視為放棄此標段談判;第二、第三輪報價如不報,視為保持上一輪報價不變;如投標人報價后主動放棄,需向采購方書面說明;如第二輪報價不報,則不得再參與第三輪報價。
(七)談判工作組在最終談判結果的基礎上對各供應商進行評審,出具談判評審報告,提出推薦成交供應商意見,提交公司招投標工作領導小組批準。
(八)采購人依據批準的談判結果向成交供應商發出《選定通知書》,談判結果作為合同簽訂的依據。
二、詢價采購程序
擬定詢價方案(主要包括詢價須知、技術和商務要求、主要合同條款、評定供應商的標準和原則等事項)。
詢價方案經批準后向潛在供應商發出“詢價采購邀請函”并提供詢價文件,并接收供應商的報價文件。從詢價文件發出之日至規定的報價截止時間,一般不少于1個工作日。
“詢價采購邀請函”應對采購項目的需求、回復方式、回復時間等事項作出規定。
在具體詢價采購活動中應遵循如下規則:
1.供應商應在規定時間內遞交相關文件及報價;
2.需對詢價采購文件作實質性變動的,采購人應以書面形式告知所有參與詢價的供應商;
3.詢價采購工作人員如對供應商提交的報價有疑問的,可以書面形式或者當面向供應商進行澄清。
(六)采購人依據詢價方案和供應商的報價文件對各供應商進行評審,原則上推薦滿足條件的價格低的供應商為成交供應商。詢價結束后采購人出具評審報告,并提交分管領導審核,董事長批準。
(七)采購人向供應商發《選定通知書》并簽訂合同,報價文件作為合同簽訂的依據。
三、單一來源采購程序
(一)采購人制定采購方案,并組織物資需求部門、技術服務部等相關部門,對采購方案進行審定。
(二)單一來源采購談判組成員包括采購人和其他相關部門代表以及有關技術、經濟等方面的人員,總數應當是至少3人以上的單數組成。如技術復雜、專業性強或者國家有特殊要求,報總經理批準后可聘請相關專家參加。
(三)采購人向談判對象發出“單一來源采購邀請函”和談判文件。依據采購文件與被邀請的供應商進行技術、商務談判,出具談判報告,提交經理、分管領導批準。
(四)采購人依據批準的談判報告向供應商發出《選定通知書》,談判結果作為合同簽訂的依據。
四、戰略協議采購
按照競爭性談判方式執行。
涉及商貿業務的物資采購、涉及項目所需的原材料、備品備件、易耗品采購,在具備下列條件時,可采用戰略協議采購:
(1)經常性發生的,具有重復性特征;
(2)以確定物資單價為目的,暫不能估算合同總價。
第十四條 非招標采購結果應能滿足技術、商務等方面的采購需求,且價格合理。
第十五條 談判文件、詢價采購文件及單一來源采購文件應合理規定供應商編制應答文件及報價文件的時間。
第十六條 在詢價采購活動中,如參與的供應商只有兩家,且不違反公平、公正及競爭的原則,可繼續按原程序進行采購;如參與的供應商只有一家,經招投標領導小組批準可采用單一來源方式采購。
第五章 采購管理
第十七條 公司應加強非招標采購管理工作,完善相關工作制度,明確責任,規范運作。
第十八條 非招標采購由我公司自行采購,特殊或重要項目,渠道管理部報招投標工作領導小組批準后可委托代理機構進行采購。
第十九條 公司應嚴格按照規定程序開展非招標采購的相關工作,嚴禁以非招標采購方式規避招標。
第二十條 采購需求部門應配合采購人應做好非招標采購的前期準備工作,縮短采購時間,提高采購效率。
第二十一條 在非招標采購中應加強合同履約管理和供應商管理,完善供應商評價機制,為選擇供應商提供參考依據。
第二十二條 綜合部要加強非招標采購過程資料的收集、整理、歸檔工作,及時做好相關數據的統計、上報工作。
第二十三條 公司要加強對采購工作人員的管理和培訓,采購工人員應恪守職業道德,遵守工作紀律和保密規定,與供應商有利害關系的,必須回避。   
第二十四條 公司應建立并完善非招標采購監督機制,加強監督,及時受理投訴,查處違法違規行為。
第二十五條 鑒于非招標采購方式的多樣化,在國家法律法規及公司規定的允許范圍內,為維護公司權益最大化,公司可根據需求物資的技術特點和使用環境等,選擇適當方式進行采購。
第二十六條 鑒于我公司為物資貿易型企業,其采購需求以客戶訂單/銷售合同為準,在國家法律法規及公司規定的允許范圍內,為提高采購效率滿足客戶需求保證公司權益最大化,對符合非招標采購管理要求的,采購方案已審批過的同類物資采購,采購人可按照已經審批的采購方式實施,不再另行報批。
 

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