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采購管理制度及采購流程

來源:      更新時間:2022-03-15 14:40:46

一、目的
規范公司采購流程,提高采購工作效率,從而為生產的順利進行提供保障,并是大化降低企業成本,為企業帶來更大的資金支持。
二、適用范圍
適用本公司范圍內采購管理
三、內容
(一)總則
為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度,所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
基本流程
采購需求——尋找供應商——詢價、比價、議價——采購洽談——合同的簽訂——交貨驗收——質檢——入庫——計劃對賬——財務結算
(三)采購流程圖如下
四、制度細則
(一)采購需求的提請
1.定義
采購需求是指某部門根據生產經營需要確定一種或幾種物品,并按照規定的格式填寫,按照既定流程申請獲得這些物品的過程。
2.采購需求流程如圖
3.請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素:
請購的部門;
請購物品所屬項目;
請購的用途;
請購的物品名;
請購的物品數量;
請購的物品規格;
請購物品的樣品、圖紙或技術資料等;
請購物品的需求時間;
請購如有特殊需要請備注;
請購單填寫人;
請購的部門負責人;
請購單的審核人;
財務審核人;
公司分管領導;
公司董事長。
4.請購單及其提請規定
請購單應按照要素填寫完整、清晰,由公司董事長審核批準后報物資采購部門,采購計劃應至少提前20天經領導審核后交采購部門算起。(規格型號不明晰的,時間進行依次順延)
涉及的采購物品種類、數量過多時可以以附件清單的形式進行提交,同時清單的電子文檔也需一并提交。
遇公司生產、生活急需的物資,公司領導不在的情況,可以電話、郵件或其他形式請示,征得同意后提報采購部門,簽字確認手續后補。
如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品,申請部門必須做出書面說明。
請購單使用公司規定的統一表單,請購部門有更改和補充的,應以書面形式由公司領導簽字后報物資采購公司。
5.公司物資申請采購的提請部門
公司生產經營所需的原材料、生產設備、附件及其他物品由生產部/門提請。
公司設備維修,維護所需的備品備件、維修工具等物品由生產部門提請。
公司生活及辦公的物品,固定資產或其他生活及辦公項目由行政部門采購。
公司各部門專用的物資由各部門自行提請。
6.請購單的接收
采購部在接收請購單時應檢查表單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰,檢查請購是否經過公司領導審批。
接收請購單時應遵循無計劃不采購、名稱規格等不完整清晰不采購、圖紙及技術資料不全不采購、庫存已超出積壓的物資不采購的原則。
聯系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存,核對采購臺賬看在途采購的物資是否滿足采購申請。
對于不符合規定和撤銷的采購物資應及時通知申請采購的部門。
7.請購單的分工處理
核對過的請購單,采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。
對于緊急采購項目應優先處理。
無法按照申請部門需求日期完成采購的,應通知申請部門。
重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
8.采購周期的規定
根據采購物品的金額,特性,地域規定相應的采購周期。
請購部門應按照公司規定的時間提前走請購單的審批流程,以便采購部門能按時完成采購。
采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因。遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。
(二)詢價及其規定
詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱,了解其技術要求,遇到問題要應及時與請購部門溝通。
屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購。
對于緊急請購項目應優先處理。
所有采購項目上必須向生產廠家或供應商直接詢價,原則上盡量不通過其代理或各種中介機構詢價。
對于請購部門需求的物資或設備如有品質相同,成本較低的替代品可以推薦采購替代品。
遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額較大的采購情況,詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況,提報公司領導批準方可詢價或發放標書。
詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詞價。
除固定資產外,根據單次采購金額的不同,選擇供應商間價,供應商參與比價或招標采購的供應商數量也要不同。金額大的,公司相關領導參與監管。
比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力,具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。
比價采購或招標采購應按照公司規定的表單格式或擬定完整的招文件格式進行問價。
在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
(三)比價、議價
對廠商的供應能力,交貨時間及產品或服務質量進行確認。
對于合格供應商的價格水平進行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合條更加突出。
收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況,設定議價目標或理想中標格。
重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力,資質進行驗證和審查,如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。
參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。
(五)合同的簽訂及其規定
1.合同正文應包含的要素
合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。
采購物品的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額,清單、技術文件與確認文件是合不可分割的部分。
包裝要求,備品備件包裝運輸要求。
合同總額應含稅,含運達公司的總價,特殊情況應注明;
付款方式。
交貨期。
質量保證期。
質量要求及規范。
違約責任和解決糾紛的辦法。
雙方的公司信息。
其他約定。
2.合同簽訂及其規定
如涉及到技術問題及公司機密的,注意保密責任。
擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低。
如物品訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時,務必請廠商派代表來場協助清點。
質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期。
詳細約定發票的提供時間及要求。
針對不同的合同約定不同的付款方式,如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款、服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。
與初次合作的單位合作時,應少付預付款或不付預付款。
違約責任一定要詳細、具體。
詢價匯總相關表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作。
合同巡簽審查通過后應由公司法人簽字,加蓋公司合同章方可生效。
簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
(六)付款及合同執行
1.付款流程

2.付款規定
所有已簽訂合同付款時應參照公司財務報銷流程及資金支出審批流程的相關規定執行,按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款。
按照公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應按財務部要求填寫相關資金支出、付款的審批表單,巡簽完畢后提交財務部付款。
財務部門在接到付款審批單后應在5天內付款,以免影響合同的執行和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。
3.合同執行
已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進,由采購部負責人進行監督,如出現問題,采購部應及時提出建議或補救措施,并及時通知請購部門及公司領導。
已簽訂的合同在執行期間,應及時掌握合作單位對于合同義務和責任地履行情況,跟蹤并管促其保質保量,按時履約。
合同在履行期間應按照雙方約定嚴格執行合同,遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。
(七)驗收入庫與退貨
1.驗收流程
2.報驗
物資到貨后,由項目專人進行驗收進廠,對于不同類型的物品驗收標準參照公司相關部門的相關規定執行。(若驗收不合格,2日內向采購部門進行反饋)
3.入庫
公司所有的生產材料、設備入庫前均應通過檢驗或驗收。
采購的物品在運達公司后采購部應及時通知請購部門,由采購部門及時安排卸貨與搬運。
已經驗收的產品倉庫應及時的入庫,并及時出具入庫清單。
4.退、換貨
驗收不合格的物品,由采購負責人與供應商進行協調,辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、 規格、原因等進行細分類標注并建立不合格采購品名錄,作為供應商管理評估的依據。
因退、換貨延長物品到貨期限的,要及時告知請購部門。

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